コンピュータを上手に操作することの第一歩は、ファイルを適切に扱うことから始まります。こんな経験ありませんか？
- たった今作ったファイルだが、どこに保存したのかわからなくなった。
- 検索して目的のファイルを探したが、同じファイル名ばかり出てきて、中身をいちいち確認するのが大変だった。
いかがですか。ファイル探しに半日費やす…なんてことありませんか。
もしそんな事ばかりしていたら、とても効率の良い仕事をしているとは言えません。ファイルの保管について少し考えてみましょう。
ドライブ／ディスク
WindowsでもMacでも必ず保存する記憶媒体（ハードディスク／SSD等）があります。それぞれ呼び方や見え方に違いがありますが、基本的な構造に違いはありません。
Windowsの場合
Windowsの場合、ファイルを保存する場所はCドライブ、Dドライブなどの名前になっています。通常、Cドライブは内蔵ドライブでPC本体の中に内蔵されている記憶装置（ハードディスク／SSD）のことを指します。
さらに記憶装置が内蔵されていれば、Cの次のアルファベット（D、E、F…）などと名付けられます。
また、USBメモリや外部ディスクなどをPCに付けた場合もこのようにドライブ名がつきます。
MacOSの場合
Macの場合は、内蔵ドライブは初期状態でMacintosh HDとなっています。WindowsのCドライブと同じです。これがデスクトップに表示されていない場合は、メニュー「Finder」「設定」「一般」タブから下図のように「ハードディスク」にチェックを入れるとデスクトップに表示されます。初期状態ではここにチェックが入っていないはずです。
「外部ディスク」には初期状態でチェックがはいっていますので、外部メモリやディスクをUSBなどで接続した場合、デスクトップに表示されます。
Windows／Macでもファイルを保存する際はこれらのどれかのドライブにファイルを保存することになります。
自分がアプリケーションで作成したファイルがこれらのドライブ／ディスクの一体何処に入っているのか、もう少し詳しく見ていきましょう。
エクスプローラー／Finder(ファインダー)
windowsの場合
タスクバーからフォルダのアイコンが付いた「エクスプローラー」を開きます。
下図のようになっています。赤線でマークされたデスクトップ、ダウンロード、ドキュメントは同じディレクトリとなっています。
ファイルを探すときはこのエクスプローラーから行います。
エクスプローラーの右上で「ドキュメントの検索」が出来ます。ファイルの場所がわからなくなったらここで検索することが出来ます。
MacOSの場合
ファイルを閲覧するには、デスクトップにあるMacintosh HDをダブルクリックして開くか、または、Finder>ファイル>新規Finderウィンドウを選ぶと下図のようなウィンドウが開きます。
左側のデスクトップ、書類、ダウンロードはWindowsにおけるものと同じです。Macでは「書類」となっているのはWindowsの「ドキュメント」と同じです。
デスクトップ
WindowsでもMacでもデスクトップを示します。このデスクトップに置かれているファイルはここをクリックするとファイルが一覧されます。
このデスクトップ上にファイルを置くのは、一時的なことにとどめておきましょう。ここにファイルを置くクセをつけるとファイルがたまる一方で、今度探すときに苦労します。
検索すれば問題ないと思うかもしれませんが、単にファイルを乱雑に扱っているに過ぎません。また、そのデスクトップを後ろから誰かに見られるということもありますから、セキュリティー的な観点からもやめましょう。
ここはほんとうに一時的に取り扱うファイルを仮に置いている、または、よく使うファイルやアプリケーションなどのショートカットなどを置くことにとどめておきましょう。
デスクトップはファイルを保存する場所ではないです。
ドキュメント／書類
Wordなどのアプリケーションから直接PCにファイルを保存する際、初期状態ではこのディレクトリに保存されることになります。
ここは自分のアカウントでPCにログインした際のファイルの保管場所になります。ここにファイルを保存する際には適当なフォルダ(ディレクトリ)を作ってファイルを仕分けましょう。
また、フォルダの名前にはファイル名を付けるときと同じように機種依存文字や使えない文字があるので注意しましょう。
英数文字、英文字、ひらがな、カタカナ、漢字などいろいろと使えますが、自分なりのルールを作ってフォルダ名を付けるのが良いと思います。
特に、気をつけるのはフォルダごとZIP圧縮して1つのファイルにまとめてメールなどに添付するためのファイルとするときです。この場合は日本語など文字化けする場合があるので、フォルダ名は英数文字がおすすめです。
ダウンロード
このディレクトリには、メールやブラウザからダウンロードしたファイルがこのディレクトリに保存されます。よくブラウザで画像やPDFをダウンロードして、その後何処にファイルがあるのかわからなくなった場合、このディレクトリを見てください。
ここのディレクトリはダウンロードされたファイルがたまっていきますので、ダウンロードしたファイルはしかるべきディレクトリに移動して保管するのをおすすめします。このディレクトリもまた、デスクトップと同じようにいつの間にか煩雑にファイルがひしめいているという状態になりがちです。定期的に整理整頓しましょう。
まとめ
- 保存するドライブ／ディスクを確認する。
- デスクトップやダウンロードフォルダ内ににバラバラとファイルを置かない。
- ドキュメント／書類ディレクトリ内では、適切なフォルダ名をつけてその中にファイルを整理整頓する。
次にファイル名の付け方について学びましょう。