ファイル名の付け方

ここではファイルの命名の仕方について考えてみましょう。

「そんなの自由に付ければ…」と思うかもしれませんが、このファイル名の付け方一つで、仕事のはかどり方が変わります。

作ったファイルを迷子にしたり、検索して探した後に同じファイルがごっそり一覧されて出てきた…なんてことがあっても、すぐに目的のファイルがみつけられるようにしましょう。

命名のルールを決める

ファイル名を付けるときに必ず行いたいのがファイル名の統一ルールです。

もし社内やチームで作業するものならなおさらですし、個人的に保存するファイルであっても必ずルールを決めましょう。

ルールを決めないと行き当たりばったりのファイルの付け方になってしまいます。そうすると次回ファイルを探すのに苦労するでしょう。ですから個人的なファイルであってもきちんと命名ルールを決めてファイルしましょう。

日付を頭に付ける場合のメリットは、ファイルが作成した日付の順番に並ぶということです。ファイルを作成した順番なら、「フォルダ内のファイル一覧で「日付順」で並べればいい」と思うかもしれませんが、日付には「作成日」「変更日」等があって大抵はファイルの変更日を見ていると思います。

このとき後からファイルを変更した場合、日付順での順番が変わることになります。この変更での並び順が必ずしも喜ばしくない場合があります。

例えば、数ヶ月前、数年前に作成したファイルで、ファイルの並び順を変更せずにしておきたい場合があります。そういうときに日付を先頭につけると非常に助かります。

種類というのはファイルの拡張子で振り分けられるものでは無く、ファイルの内容を示すような種類です。

などなどです。これを日付と組み合わせて、

みたいな感じです。

さらにそのファイルの内容がわかるような名前を付けておきましょう。「20230201-見積.pdf」だけですとたとえ日付で並べられたとしても、誰への見積もりなのかわかりません。

等とすると良いでしょう。「○○制作費」の部分を付け足すことでかなりファイルの中身がわかるようになりました。

ここで、会社名や相手先名を付けても良いかもしれません。ただし、これを「ディレクトリ」を作成して振り分けた方が良い場合がありますので、シンプルに効率よく分けられるようにしましょう。

ファイルは一度作ったら終わりでは無く、絶えず見直され修正されます。そのときに以前のファイルは、後から見直しや参考のために残して置きたいということが往々にしてあると思います。

例えばプレゼンの資料を作ったりとか、エクセルで複雑な処理・計算を行うシートを作った時などです。

完成までの途中でいろいろと考えが変わったり、一度完成したけどやっぱり元のアイデアに戻したい・・・なんてことは日常茶飯事です。

こういうときに同じファイル名で常に上書きしていたら、その途中経過のファイルが無いことになります。途中経過のアイデアを何かの時のためにとって置いた方が良いと言うこともあるはずです。

そのためにもファイルにはバージョンを付けましょう。

みたいな感じです。

としても良いかもしれません。

上記の命名のルールをフォルダに置き換えるのは良い方法ではありません。例えばこんな感じです。

上記1の場合、あまりにもディレクトリが深すぎて肝心のファイルを一覧するときにちょっと大変です。

2の場合は、ディレクトリが深いことに加えて、「お見積もり.pdf」というどこにでもあるような名前でファイルされているので、検索して探したときに同じ名前のファイルがずらりと並ぶことになります。

ファイルのディレクトリ（パス）をよく見れば目的のファイルを探し出すことは出来るでしょうが、これもかなり神経を使って探すことになります。

ですから、ディレクトリ（フォルダ）は必要最低限の深さにして、ファイル名である程度の内容がわかるようにすると検索して一覧されたときにも目的のファイルがわかりやすいと思います。